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Z764-F96 (C2012)
Guide pour la participation du public
SKU: 2701527
Publié par CSA Group
Année de publication 1996
Confirmé(e) en 2012
1 Edition
Withdrawn
détails du produit
Introduction
This Guide will help you determine whether or not to involve the public in making a decision or dealing with an issue in which both you and it have an interest. If, after reviewing the first section, you decide to go ahead and seek the views and input of others, the next section will help you assess the appropriate level of public and stakeholder involvement, taking into consideration your particular goals and the time and budget available. Other parts of the Guide will help you plan a process that suits your needs and evaluate results.
A public-involvement process can be as complex as a national, multistakeholder exercise, with fixed deadlines, high stakes, and consensus as a goal. Or it can be as simple as an information-sharing exercise, in which you seek input from people gathered (in person, over the phone, or electronically) to voice and, influence points of view.
You will not find here a set of formula for involving the public. It is a guide to help you make informed decisions about the most appropriate ways of involving the public.
There are no right or wrong answers to the questions in this Guide, nor is there a best or worst process. What will work for your project is a process that will deliver the results you need in the most efficient and cost-effective manner available. This Guide will help you determine where you want to be in the spectrum of public participation processes and how to get there.
A quick review of the following questions will help you determine wheth er this Guide is for you.
(a) What is the purpose of this Guide?
(b) What does public involvement mean?
(c) Why involve the public?
(d) How is this Guide organized?
1.1 What is the purpose of this Guide?
This Guide aims to improve your understanding of what it can mean, and how, to involve public interests deliberately and systematically in your decision-making. The Guide aims to develop a manager's ability to design, lead, and participate in a public-involvement process that is both appropriate to and effective in a given situation. It also aims to promote the development of related skills, generally, within organizations.
More specifically, the Guide will help you
(a) determine the extent of your need to involve the public in an upcoming decision;
(b) decide what form of public involvement is most appropriate for you;
(c) design a detailed plan for public involvement;
(d) carry it out; and
(e) evaluate results.
1.2 What does public involvement mean?
Public involvement is the process through which people who will be affected by or interested in a decision, and who have a stake in the outcome, get a chance to influence its content before it is made. Such stakeholders may speak for themselves or for an association which endorses them.
Obviously, the public should only be invited to get involved if you intend to give due consideration to its views, influence, and advice.
In this Guide, public involvement is understood to include a range of activities, all of which pursue in some way the fundament al goal of sharing information. Beyond this basic exchange, public involvement can also include varying degrees of influence and shared authority, including consensus decision-making.
The essential ingredients in any public involvement are a desire to communicate and a willingness to listen. Information and education activities, although they can support a broad public- involvement process, are at the low end of the continuum and do not on their own constitute public involvement - and neither, at the high end, does the delegation of authority to a formal partnership or another party.
Many activities fall under the umbrella of public involvement, and the motivation and intention underlying them can vary significantly.
1.3 Why involve the public?
There are considerable benefits to be gained from involving people outside of your organization in your decisions. While the process will not necessarily reconcile competing interests or lead to agreement, it is almost certain to yield more informed decisions, greater public acceptance, and more enduring solutions.
The immediate aim of such a process is to provide an opportunity for those with an interest in the outcome of a decision to influence that decision. The objectives of the public- involvement process should determine the level of influence offered to stakeholders, as shown in Figure 1.
The basic, first level of public involvement involves transmission of information from the proponent - you - to parties who might take an interest in one of your concerns: you let others know of a problem you have identified; an activity, project, or policy you are starting to consider; or a commitment you intend to keep. The next step is an exchange of pertinent perspectives, opinions, and background information: you provide what details you have and ask questions of those willing to read, listen, and talk; and they provide you with information and feedback. With increasing degrees of public involvement, you invite the other parties to help design a process: a formal, regular, or loose set of encounters including their terms of reference. Stakeholder involvement at its highest level involves mutually defined goals, reaching decisions by consensus, and working as full partners to determine appropriate action for each of the stakeholder groups.
When a decision is going to have an impact outside your organization's walls, it can be both prudent and, in the long run, cost-effective to include those who will be affected from t he outset.
1.4 How is this Guide organized?
Hundreds of questions, both small and big, face a manager trying to determine whether the public can and should be involved in decisions and, if so, how to structure and time the process.
This Guide puts those questions in a logical sequence, pointing out important considerations and providing checklists, tips, and various tools that will help determine answers unique to your circumstances. To keep you from getting bogged down in unnecessary detail and to allow you to work at a level appropriate to your situation and expertise, the questioning starts with broad categories of decisions and then steers you in the direction of more specific considerations as they apply. Start each section by scanning and considering the framework questions which point out basic organizational decisions. Then return to the questions you want to investigate in more detail, reviewing the explanation provided.
These four questions form the basic roadmap of this Guide:
(a) Do you need to involve the public? (Section 2).
(b) Have you laid the groundwork for a well-constructed process? (Section 3).
(c) Do you have all the elements in place to make the process work? (Section 4).
(d) Did the process work? (Section 5).
You will have the opportunity, as you proceed through the Guide, to answer questions with a simple yes or no, but any detailed notes you make will be invaluable as you build your reaso ns for making your decisions and develop reports to inform your organization. As you answer and annotate questions in each of the sections, you will be building the overall public-involvement pla n through intermediary steps. In Section 2, your answers will take you through the first step, in the form of a Scanning Report. More in-depth consideration of these questions, as well as some new ones, will result in a Scoping Report in Section 3. The cumulation of these annotations, along with additional information you provide in Section 4, will produce the Public-Involvement Plan. All your annotations will feed into specific tracks at each stage of the planning and implementation of your process. In Section 5, these tracks will provide the backdrop for your evaluation.
Domaine d'application
Le présent guide vise à faciliter la tâche à ceux qui ont à déterminer s'il est souhaitable que le public participe au processus décisionnel ou à la résolution d'une question qui intéresse les deux parties. Si, après avoir examiné la première section, vous décidez d'aller de l'avant et de consulter les personnes concernées, la section suivante se révèle utile pour évaluer le niveau approprié de participation des parties intéressées ainsi que du public, en prenant en considération vos objectifs particuliers ainsi que le temps et le budget dont vous disposez. D'autres parties de ce guide facilitent la planification d'un processus qui convient à vos besoins et l'évaluation des résultats.
Un processus de participation du public peut être très complexe tel un projet à l'échelle nationale avec de multiples parties intéressées, des échéances fixes, de forts enjeux, et un consensus come objectif. Par contre, ce processus peut être simplement un exercice de partage d'information par lequel on demande à des personnes mises en présence (par contact direct, téléphonique ou électronique) d'énoncer leur point de vue ou d'influencer l'opinion générale.
Le présent document ne présente une méthode établie de participation du public. Il s'agit seulement d'un guide permettant d'arriver à des décisions éclairées concernant les moyens de participation du public les plus appropriés.
Il n'y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses aux questions dans ce guide, ni de «meilleur» ou «pire» processus. Le processus qui convient à votre projet est celui qui donne de la façon la plus efficiente et rentable possible les résultats dont vous avez besoin. Le guide vous aide à déterminer où vous souhaitez être dans la gamme des processus de participation du public et les moyens à prendre pour vous positionner.
Un examen rapide des questions suivantes vous aidera à décider si ce guide convient à vos besoins.
(a) Quel est le but du présent guide?
(b) Que signifie la participation du public?
(c) Pourquoi inviter le public à participer?
(d) Comment ce guide est-il structuré?
1.1 Quel est le but du présent guide?
Ce guide est conçu pour vous aider à mieux comprendre ce que signifie la participation des groupes d'intérêt public ainsi que les moyens à prendre pour inviter volontairement et systématiquement les parties intéressées à participer au processus décisionnel. Le guide vise à offrir à un gestionnaire la possibilité d'acquérir une compétence lui permettant de concevoir, de diriger et de prendre part à un processus de participation du public, qui est autant approprié qu'efficace dans une situation donnée. Le guide a également pour objectif de promouvoir l'acquisition de compétences associées, généralement, à l'intérieur des organisations.
Plus spécifiquement, le guide vous aide à
(a) déterminer l'importance à accorder à la participation du public au processus décisionnel considéré;
(b) choisir le type de processus public le plus approprié;
(c) concevoir un plan détaillé du processus public;
(d) réaliser le processus; et
(e) évaluer les résultats.
1.2 Que signifie la participation du public?
La participation du public est un processus par lequel des citoyens qui sont touchés par une décision ou intéressés à une question, et qui ont des intérêts en jeu pouvant être modifiés par le résultat, ont la possibilité d'influer sur le contenu avant la prise de décision finale. Ces «parties intéressées» peuvent parler en leur nom ou par l'intermédiaire d'une association qui les appuie.
Il est évident que le public ne devrait être invité à participer que si vous avez l'intention d'accorder aux points de vue, aux orientations et aux conseils recueillis la considération qu'ils méritent.
Dans le présent guide, la participation du public comprend une vaste gamme d'activités qui toutes, d'une façon ou d'une autre, visent l'objectif fondamental de partage d'information. Au-delà de cet échange de base, la participation du public peut aussi inclure divers degrés d'influence et de partage d'autorité, y compris la prise de décision par consensus.
Les ingrédients essentiels d'une participation du public comprennent une volonté de communiquer et d'écouter. Bien qu'elles puissent soutenir un large processus de participation du public, les activités d'information et d'éducation se situent à l'extrémité «inférieure» du continuum, et ne constituent pas par elles-mêmes une contribution du public. Il en est de même, à l'extrémité «supérieure», pour la délégation d'autorité à un partenariat officiel ou une autre partie.
Bon nombre d'activités sont regroupées sous le parapluie de la participation du public, et la motivation ainsi que les intentions sous-jacentes peuvent varier de façon appréciable.
1.3 Pourquoi inviter le public à participer?
La participation au processus décisionnel de votre organisation, de personnes qui n'en font pas partie, peut comporter des avantages considérables. Bien qu'il n'y ait pas de garanties que le processus de participation rapproche des intérêts conflictuels ou mène à une entente, il est presque certain que la démarche conduise à des décisions plus éclairées, à une réception plus favorable par le public ainsi qu'à des solutions plus durables.
L'objectif immédiat d'un tel processus est de permettre à ceux qui sont intéressés par le résultat d'une décision, d'influencer cette décision. Les visées du processus public devraient détermin er le niveau d'influence offert aux parties intéressées, comme le montre la figure 1.
Le premier niveau, dit de base, de participation du public comporte la t ransmission d'information du promoteur (c'est-à- dire vous-même) à des parties qui pourraient être intéressées par l'une de vos entreprises: vous faites connaître à d'autres un problème que vous avec reconnu, soit une activité, un projet ou une politique à l'étude, ou un engagement que vous avez l'intention de respecter. L'étape suivante consiste à échanger des perspectives, des opinions et de l'information de base, qui sont pertinentes: vous communiquez vos données et vous posez des questions à ceux qui lisent, qui écoutent et qui parlent, afin d'obtenir de l'information et des réactions. Aux niveaux plus élevés de participation du public, vous invitez les autres parties à collaborer à la conception d'un processus, soit en établissant une série officielle, régulière ou improvisée de rencontres ainsi que leurs paramètres. La participation des parties inté ressées au niveau le plus élevé suppose l'existence d'objectifs communs, la prise de décisions par consensus, et le travail de partenaires égaux afin de déterminer les mesures appropriées pour chaque groupe d'intérêt.
Quand une décision doit avoir un impact à l'extérieur de votre organisation, il est aussi prudent que rentable à long terme d'inclure d ès le départ ceux qui sont touchés par cette décision.
1.4 Comment ce guide est-il organisé?
Des centaines de questions, importantes ou non, se posent pour un gestionnaire qui tente de déterminer si le public peut et devr ait être invité à participer à la prise de décision et, dans l'affirmative, comment structurer le processus et établir un calendrier d'exécution.
Le présente guide organise ces questions selon une série logique, en soulignant des considérations importantes et en offrant des listes de vérification, des indications utiles et divers outils qui vous aideront à trouver des réponses qui conviennent à vos besoins particuliers. Afin d'éviter les détails inutiles et de vous permettre de travailler au niveau approprié à votre cas et à vos compétences, le questionnaire débute par de grandes catégories de décisions et vous oriente ensuite vers des considérations ou des détails plus précis s'il y a lieu. Il est recommandé de commencer chaque section par l'exploration et l'analyse des questions du cadre de travail, qui indiquent les décisions d'organisation de base. Il faut ensuite revenir aux questions que vous souhaitez étudier plus attentivement, en revoyant les explications fournies.
Les quatre questions suivantes forment le plan de base du présent guide (consulter également le schéma ci-joint, Participation du public du début à la fin):
(a) Est-il nécessaire d'inviter le public à participer? (section 2)
(b) Le travail de base d'un processus bien structuré a-t-il été effectué? (section 3)
(c) Tous les éléments nécessaires à un processus efficace sont- ils en place? (section 4)
(d) Le processus a-t-il donné un résultat satisfaisant? (section 5).
Vous avez l'occasion, en progressant dans le guide, de répondre aux questions par un simple «oui» ou «non», mais toutes les notes que vous prenez sont très utiles pour échafauder les arguments justifiant vos décisions et pour élaborer les rapports d'information à l'intention de votre organisation. À mesure que vous répondez aux questions dans chacune des sections et que vous les annotez, vous bâtissez le plan d'ensemble de participation du public grâce aux étapes intermédiaires. Dans la section 2, vos réponses vous font traverser la première étape sous la forme d'un rapport d'exploration. Une étude plus app rofondie de ces questions, ainsi qu'une nouvelle série de questions, aide à produire un rapport de délimitation que l'on retrouve dans la section 3. La cumulation des annotations, y compris les données supplémentaires que vous incluez dans la section 4, conduit à un plan de participation du public. Toutes vos annotations sont introduites dans des filières particulières à chaque étape de planification et de mise en oeuvre de votre processus. À la section 5, ces filières forment la toile de fond de votre évaluation.
Le présent guide vise à faciliter la tâche à ceux qui ont à déterminer s'il est souhaitable que le public participe au processus décisionnel ou à la résolution d'une question qui intéresse les deux parties. Si, après avoir examiné la première section, vous décidez d'aller de l'avant et de consulter les personnes concernées, la section suivante se révèle utile pour évaluer le niveau approprié de participation des parties intéressées ainsi que du public, en prenant en considération vos objectifs particuliers ainsi que le temps et le budget dont vous disposez. D'autres parties de ce guide facilitent la planification d'un processus qui convient à vos besoins et l'évaluation des résultats.
Un processus de participation du public peut être très complexe tel un projet à l'échelle nationale avec de multiples parties intéressées, des échéances fixes, de forts enjeux, et un consensus come objectif. Par contre, ce processus peut être simplement un exercice de partage d'information par lequel on demande à des personnes mises en présence (par contact direct, téléphonique ou électronique) d'énoncer leur point de vue ou d'influencer l'opinion générale.
Le présent document ne présente une méthode établie de participation du public. Il s'agit seulement d'un guide permettant d'arriver à des décisions éclairées concernant les moyens de participation du public les plus appropriés.
Il n'y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses aux questions dans ce guide, ni de «meilleur» ou «pire» processus. Le processus qui convient à votre projet est celui qui donne de la façon la plus efficiente et rentable possible les résultats dont vous avez besoin. Le guide vous aide à déterminer où vous souhaitez être dans la gamme des processus de participation du public et les moyens à prendre pour vous positionner.
Un examen rapide des questions suivantes vous aidera à décider si ce guide convient à vos besoins.
(a) Quel est le but du présent guide?
(b) Que signifie la participation du public?
(c) Pourquoi inviter le public à participer?
(d) Comment ce guide est-il structuré?
1.1 Quel est le but du présent guide?
Ce guide est conçu pour vous aider à mieux comprendre ce que signifie la participation des groupes d'intérêt public ainsi que les moyens à prendre pour inviter volontairement et systématiquement les parties intéressées à participer au processus décisionnel. Le guide vise à offrir à un gestionnaire la possibilité d'acquérir une compétence lui permettant de concevoir, de diriger et de prendre part à un processus de participation du public, qui est autant approprié qu'efficace dans une situation donnée. Le guide a également pour objectif de promouvoir l'acquisition de compétences associées, généralement, à l'intérieur des organisations.
Plus spécifiquement, le guide vous aide à
(a) déterminer l'importance à accorder à la participation du public au processus décisionnel considéré;
(b) choisir le type de processus public le plus approprié;
(c) concevoir un plan détaillé du processus public;
(d) réaliser le processus; et
(e) évaluer les résultats.
1.2 Que signifie la participation du public?
La participation du public est un processus par lequel des citoyens qui sont touchés par une décision ou intéressés à une question, et qui ont des intérêts en jeu pouvant être modifiés par le résultat, ont la possibilité d'influer sur le contenu avant la prise de décision finale. Ces «parties intéressées» peuvent parler en leur nom ou par l'intermédiaire d'une association qui les appuie.
Il est évident que le public ne devrait être invité à participer que si vous avez l'intention d'accorder aux points de vue, aux orientations et aux conseils recueillis la considération qu'ils méritent.
Dans le présent guide, la participation du public comprend une vaste gamme d'activités qui toutes, d'une façon ou d'une autre, visent l'objectif fondamental de partage d'information. Au-delà de cet échange de base, la participation du public peut aussi inclure divers degrés d'influence et de partage d'autorité, y compris la prise de décision par consensus.
Les ingrédients essentiels d'une participation du public comprennent une volonté de communiquer et d'écouter. Bien qu'elles puissent soutenir un large processus de participation du public, les activités d'information et d'éducation se situent à l'extrémité «inférieure» du continuum, et ne constituent pas par elles-mêmes une contribution du public. Il en est de même, à l'extrémité «supérieure», pour la délégation d'autorité à un partenariat officiel ou une autre partie.
Bon nombre d'activités sont regroupées sous le parapluie de la participation du public, et la motivation ainsi que les intentions sous-jacentes peuvent varier de façon appréciable.
1.3 Pourquoi inviter le public à participer?
La participation au processus décisionnel de votre organisation, de personnes qui n'en font pas partie, peut comporter des avantages considérables. Bien qu'il n'y ait pas de garanties que le processus de participation rapproche des intérêts conflictuels ou mène à une entente, il est presque certain que la démarche conduise à des décisions plus éclairées, à une réception plus favorable par le public ainsi qu'à des solutions plus durables.
L'objectif immédiat d'un tel processus est de permettre à ceux qui sont intéressés par le résultat d'une décision, d'influencer cette décision. Les visées du processus public devraient détermin er le niveau d'influence offert aux parties intéressées, comme le montre la figure 1.
Le premier niveau, dit de base, de participation du public comporte la t ransmission d'information du promoteur (c'est-à- dire vous-même) à des parties qui pourraient être intéressées par l'une de vos entreprises: vous faites connaître à d'autres un problème que vous avec reconnu, soit une activité, un projet ou une politique à l'étude, ou un engagement que vous avez l'intention de respecter. L'étape suivante consiste à échanger des perspectives, des opinions et de l'information de base, qui sont pertinentes: vous communiquez vos données et vous posez des questions à ceux qui lisent, qui écoutent et qui parlent, afin d'obtenir de l'information et des réactions. Aux niveaux plus élevés de participation du public, vous invitez les autres parties à collaborer à la conception d'un processus, soit en établissant une série officielle, régulière ou improvisée de rencontres ainsi que leurs paramètres. La participation des parties inté ressées au niveau le plus élevé suppose l'existence d'objectifs communs, la prise de décisions par consensus, et le travail de partenaires égaux afin de déterminer les mesures appropriées pour chaque groupe d'intérêt.
Quand une décision doit avoir un impact à l'extérieur de votre organisation, il est aussi prudent que rentable à long terme d'inclure d ès le départ ceux qui sont touchés par cette décision.
1.4 Comment ce guide est-il organisé?
Des centaines de questions, importantes ou non, se posent pour un gestionnaire qui tente de déterminer si le public peut et devr ait être invité à participer à la prise de décision et, dans l'affirmative, comment structurer le processus et établir un calendrier d'exécution.
Le présente guide organise ces questions selon une série logique, en soulignant des considérations importantes et en offrant des listes de vérification, des indications utiles et divers outils qui vous aideront à trouver des réponses qui conviennent à vos besoins particuliers. Afin d'éviter les détails inutiles et de vous permettre de travailler au niveau approprié à votre cas et à vos compétences, le questionnaire débute par de grandes catégories de décisions et vous oriente ensuite vers des considérations ou des détails plus précis s'il y a lieu. Il est recommandé de commencer chaque section par l'exploration et l'analyse des questions du cadre de travail, qui indiquent les décisions d'organisation de base. Il faut ensuite revenir aux questions que vous souhaitez étudier plus attentivement, en revoyant les explications fournies.
Les quatre questions suivantes forment le plan de base du présent guide (consulter également le schéma ci-joint, Participation du public du début à la fin):
(a) Est-il nécessaire d'inviter le public à participer? (section 2)
(b) Le travail de base d'un processus bien structuré a-t-il été effectué? (section 3)
(c) Tous les éléments nécessaires à un processus efficace sont- ils en place? (section 4)
(d) Le processus a-t-il donné un résultat satisfaisant? (section 5).
Vous avez l'occasion, en progressant dans le guide, de répondre aux questions par un simple «oui» ou «non», mais toutes les notes que vous prenez sont très utiles pour échafauder les arguments justifiant vos décisions et pour élaborer les rapports d'information à l'intention de votre organisation. À mesure que vous répondez aux questions dans chacune des sections et que vous les annotez, vous bâtissez le plan d'ensemble de participation du public grâce aux étapes intermédiaires. Dans la section 2, vos réponses vous font traverser la première étape sous la forme d'un rapport d'exploration. Une étude plus app rofondie de ces questions, ainsi qu'une nouvelle série de questions, aide à produire un rapport de délimitation que l'on retrouve dans la section 3. La cumulation des annotations, y compris les données supplémentaires que vous incluez dans la section 4, conduit à un plan de participation du public. Toutes vos annotations sont introduites dans des filières particulières à chaque étape de planification et de mise en oeuvre de votre processus. À la section 5, ces filières forment la toile de fond de votre évaluation.
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