Politique de protection des données personnelles du Groupe CSA

La protection de vos renseignements personnels et le Groupe CSA

Le Groupe CSA (« la CSA ») s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Nous respectons votre droit à la protection de votre vie privée et nous avons mis en place des pratiques qui aideront à assurer le traitement responsable de vos renseignements personnels. Notre engagement à l’égard des principes équitables de traitement de l’information est démontré par notre élaboration du Code type sur la protection des renseignements personnels (Q830-96), la première norme nationale volontaire en matière de protection des renseignements personnels. Cette norme a servi de pierre d’assise à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du gouvernement fédéral.

Dans cette déclaration de confidentialité, nous décrivons les mesures prises pour protéger les renseignements personnels de nos membres, de nos clients et des autres tierces parties, comme les entrepreneurs. Nos pratiques en matière de la confidentialité en ligne des renseignements personnels recueillis sur les sites Web de CSA sont décrites dans notre Politique de protection des données personnelles sur le site de la CSA Notre engagement à l’égard de la protection des renseignements personnels de nos employés se trouve dans la déclaration de confidentialité des employés du Groupe CSA.

Renseignements personnels

Nous utilisons le terme « renseignements personnels » pour décrire la plupart des types de renseignements qui peuvent être liés à une personne identifiable. Par exemple, votre nom, adresse et numéro de téléphone de votre résidence, votre adresse électronique et tout renseignement financier que nous avons à votre sujet. Les renseignements inscrits sur votre carte professionnelle (notamment votre poste, vos numéros de téléphone et de télécopieur ainsi que l’adresse de votre entreprise) ne sont pas généralement considérés comme étant des renseignements personnels. Cependant, lorsque nos dossiers contiennent vos coordonnées personnelles et professionnelles, et qu’il nous est impossible de les séparer, nous les traitons comme des renseignements personnels.

Les dix principes de confidentialité

La CSA doit recueillir, utiliser, conserver et communiquer les renseignements personnels afin de fournir des services à ses membres et à ses clients. Nous ne vous demanderons que les renseignements personnels qui sont nécessaires à la prestation de nos services et nous vous informerons des façons dont nous prévoyons les utiliser. Afin d’assurer la protection de votre vie privée, la CSA s’engage à respecter les dix principes suivants :

1. Traitement

CSA a assigné à certains de ses employés la responsabilité de répondre à vos préoccupations concernant vos renseignements personnels et de s’assurer de la conformité de CSA avec les dix principes de protection de la vie privée. Si vous avez des préoccupations concernant le traitement de vos renseignements personnels, ou pour toute question portant sur notre politique de confidentialité, veuillez communiquer avec nous à privacy@csagroup.org.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements

CSA vous explique clairement les raisons pour lesquelles vos renseignements personnels sont collectés. Si nous prévoyons utiliser vos renseignements personnels à des fins autres que celles décrites au moment de la collecte ou que celles requises par la loi, nous nous assurons que vous serez informé.

3. Consentement

Dans le contexte de votre relation avec CSA, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels, y compris, sans restrictions, l’utilisation de votre adresse de courriel afin de:

  • vous fournir des renseignements, des produits, des services et des programmes qui, selon nous, répondent à vos besoins et à vos intérêts;
  • répondre à vos questions et aborder vos préoccupations;
  • mener une enquête (sur une rupture de contrat, une violation des politiques et des procédures de la CSA ou une contravention à la loi);
  • communiquer avec vous advenant une atteinte peu probable à la sécurité des données, une procédure en justice ou si nous croyons qu’il est dans votre intérêt de le faire; et
  • répondre aux exigences des lois et des règlements.

Vous pouvez retirer votre consentement à certaines utilisations ou communications de vos renseignements personnels, si vous nous fournissez un préavis suffisant. Le retrait du consentement peut entraîner la perte de certains privilèges. Le consentement ne peut pas être retiré pour les renseignements qui doivent être utilisés ou communiqués en vertu de la loi ou des dispositions d’un contrat, ou dans le contexte d’une enquête ou d’une atteinte à la sécurité des données.

4. Limitation de la collecte

Afin de protéger votre vie privée, CSA fait des efforts raisonnables pour ne collecter que les renseignements personnels qui sont pertinents à votre relation avec CSA ou aux fins qui vous ont été communiquées au moment de la collecte. De plus, pour des raisons de sécurité, des caméras intérieures et extérieures en circuit fermé captent une diffusion en direct de certains immeubles de la CSA.

5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Tout comme CSA prend des mesures pour limiter les types de vos renseignements que nous recueillons, nous règlementons soigneusement le traitement des renseignements personnels. Nous utilisons uniquement vos renseignements personnels aux fins que vous avez acceptées ou qui sont permises par la loi (par exemple, une enquête juridique).

Si la CSA doit retenir les services d’une tierce partie pour le traitement de vos renseignements personnels, nous lui demanderons de respecter des pratiques commerciales raisonnables qui assureront la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Ces tierces parties recevront uniquement les renseignements nécessaires pour l’exécution de leurs services de traitements d’information. La CSA peut devoir transférer vos renseignements personnels à une autorité étrangère à des fins de traitement ou de stockage. De tels renseignements peuvent être fournis à des autorités policières ou de sécurité nationale à leur demande afin de se conformer à des lois étrangères.

La CSA transmet parfois des renseignements personnels à propos de ses membres, comme des listes de distribution, à d’autres organismes qui partagent les buts et les objectifs de la CSA. En participant aux activités de la CSA, vous acceptez que vos coordonnées soient ainsi partagées.

La CSA s’engage à conserver vos renseignements personnels que pour le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Par conséquent, la CSA suit un calendrier de conservation de dossiers qui établit les délais pour diverses classes de données. Lorsque des renseignements personnels en format papier sont détruits conformément au calendrier de conservation de dossiers de la CSA, ils sont déchiquetés de manière sécuritaire. Si un dossier électronique est supprimé, n’oubliez pas que de l’information résiduelle peut demeurer sur les bandes de sauvegarde pendant un certain temps.

6. Précision

Nous nous engageons à nous assurer que nos dossiers contenant vos renseignements personnels sont complets, exacts et à jour. Bien qu’il vous incombe d’aviser la CSA de tout changement pertinent à vos renseignements personnels, nous prenons également des mesures internes pour conserver l’exactitude des renseignements reçus conformément à des normes commerciales raisonnables.

7. Mesures de sécurité

CSA utilise des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et techniques appropriées pour protéger la confidentialité de vos renseignements personnels. Les mesures de sécurité varient selon la sensibilité des données. Ces mesures de sécurité sont conçues pour empêcher l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisé de vos renseignements personnels. Seul le personnel autorisé à le faire peut accéder à votre dossier, et ce, seulement aux fins nécessaires pour vous fournir des produits et des services.

8. Ouverture

Par cette déclaration de confidentialité ainsi que celles de notre site Web et de nos employés, CSA vise à faciliter l’accès à ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.

9. Accès aux renseignements personnels

Si, en tout temps, vous avez une question à propos de nos dossiers qui contiennent vos renseignements personnels, nous ferons de notre mieux pour y répondre. Vous avez le droit de savoir le type de renseignements personnels que la CSA maintient, la façon dont ils sont utilisés et les personnes ou les organismes avec lesquels ils sont partagés. Vous avez le droit d’examiner les renseignements que nous avons à votre sujet et de remettre en question l’exactitude documentaire ainsi que le caractère complet et la pertinence de nos dossiers. Les renseignements personnels incorrects seront rapidement corrigés ou, au besoin, supprimés.

Afin de protéger les renseignements personnels, vous pourriez devoir fournir une preuve d’identité suffisante avant que la CSA ne vous autorise à accéder à votre dossier.

Dans des circonstances particulières, la CSA peut devoir refuser ou limiter une demande d’accès à un dossier, par exemple lorsque la communication de ce dernier révèlera des renseignements personnels d’une autre personne ou nuira à une enquête juridique. Nous vous informerons toujours de la raison d’un refus.

Nous répondrons à vos demandes concernant nos dossiers qui contiennent vos renseignements personnels dans des délais raisonnables et aucun frais ne vous sera réclamé. Cependant, dans des circonstances particulières, il peut être nécessaire d’imposer des frais, par exemple lorsque la préparation des renseignements demandés exige beaucoup de temps de notre personnel. Si nous devons imposer des frais, nous vous en aviserons à l’avance.

10. Réponse aux commentaires et aux préoccupations

Votre perception de nos pratiques et procédures est une mesure importante de la conformité de CSA aux dix principes de confidentialité. Nous apprécions vos commentaires et vos suggestions concernant cette déclaration de confidentialité et nous aborderons toute préoccupation que vous pouvez avoir à l’égard de son application. Veuillez communiquer avec nous à privacy@csagroup.org pour d’autres ressources sur la confidentialité.